Registro de asistencia y Dirección del Trabajo: lo que exige la Resolución Exenta N°38
La Dirección del Trabajo (DT) fiscaliza que las empresas registren la jornada de forma fidedigna. Con la Resolución Exenta N°38, ese registro dejó de ser un tema de buenas prácticas: los sistemas de control de asistencia deben ser electrónicos, auditables y trazables.
Esta guía explica qué exige la resolución, cómo se fiscaliza y cómo puedes revisar tu propio sistema antes de que lo haga la DT. Está pensada para equipos de RR.HH. en Chile.
Este contenido es informativo y no constituye asesoría legal. El texto oficial de la resolución y las orientaciones vigentes están en el sitio de la Dirección del Trabajo.
Qué es la Resolución Exenta N°38
Es la resolución de la Dirección del Trabajo, dictada el 26 de abril de 2024 y publicada en el Diario Oficial el 9 de mayo de 2024, que establece los requisitos obligatorios y el procedimiento de autorización de los sistemas electrónicos de registro y control de asistencia y de determinación de las horas de trabajo. Su origen legal es el artículo 33 del Código del Trabajo, modificado por la Ley 21.561 (la ley de 40 horas).
La Ley de 40 horas no llegó sola: vino acompañada de nuevas exigencias sobre cómo se registra la jornada, y por eso las dos normas hay que leerlas juntas (ver Ley de 40 horas en Chile).
Qué exige la resolución a un sistema de asistencia
Los principios esenciales que debe cumplir una plataforma son:
- Identificación fidedigna. Cada marcación debe reconocer a la persona con certeza. El sistema debe contemplar siempre, al menos, dos alternativas distintas de reconocimiento, por ejemplo parámetros biométricos y claves o tarjetas de aproximación.
- Inalterabilidad e integridad. Los registros se validan con funciones estándar del motor de datos o del lenguaje, de modo que cualquier cambio quede detectado y trazable.
- Comprobante de marcación. El comprobante, impreso o enviado por correo electrónico, debe ser consistente con la base de datos. Si se envía por correo, debe salir de forma automática desde una cuenta de sistema no nominativa.
- Acceso permanente. La persona trabajadora debe poder consultar sus registros desde cualquier lugar, a cualquier hora, por un período histórico mínimo de 5 años.
- Conservación. Las marcaciones y los registros de posicionamiento se almacenan por 5 años.
El detalle completo, con su articulado, está en el texto oficial de la resolución.
Autorización de sistemas: qué es y cuánto dura
La Dirección del Trabajo autoriza los sistemas, no a cada empresa usuaria: una vez aprobada una plataforma, las empresas pueden implementarla sin pedir un nuevo pronunciamiento. La autorización dura dos años desde su fecha y los sistemas autorizados se publican en un listado oficial. Estar en ese listado no libera de la fiscalización: si se infringe la normativa laboral, igual puede haber sanciones.
Quickpass figura en ese listado como sistema autorizado por la Dirección del Trabajo (Ord. N°277, vigente hasta el 29/04/2027).
Cómo se fiscaliza y qué riesgos implica no cumplir
No basta con tener el sistema: hay que poder entregar el acceso, los reportes y los registros cuando se pidan. Un sistema precario o incompleto puede traer:
- Multas económicas. Las infracciones al Código del Trabajo se sancionan según la escala del artículo 506: de 1 a 60 UTM por infracción, según el tamaño de la empresa. En empresas micro y pequeñas va de 1 a 10 UTM, en medianas de 2 a 40 UTM y en grandes de 3 a 60 UTM.
- Pérdida de valor probatorio. Un registro que no cumple puede perder validez como prueba en juicios por horas extra, descuentos o despidos.
- Falta de respaldo frente a acuerdos especiales de jornada, como el artículo 22 bis del Código del Trabajo (ver Ley de 40 horas en Chile).
Cómo revisar tu sistema: checklist de autodiagnóstico
Si respondes "no" o "no sé" a alguna de estas preguntas, esa es una brecha que un fiscalizador puede detectar.
Autorización
- ¿Tu sistema aparece en el listado oficial de sistemas autorizados de la DT?
- ¿Usas un único sistema electrónico de registro y control de asistencia en toda la empresa?
Identificación y marcación
- ¿Hay al menos dos alternativas distintas de reconocimiento?
- ¿Cada marcación identifica a la persona de forma inequívoca y entrega comprobante?
Integridad y conservación
- ¿Las marcaciones son inalterables y toda corrección queda registrada?
- ¿Los registros se conservan y se pueden consultar por al menos 5 años?
Acceso y reportes
- ¿La persona trabajadora puede ver sus propias marcaciones en cualquier momento?
- ¿Puedes entregar reportes de jornada cuando la DT los pida?
Puedes responder el checklist completo y recibirlo en tu correo en el autodiagnóstico de la Resolución 38.
Cómo ayuda Quickpass
Quickpass es un software de control horario autorizado por la Dirección del Trabajo (Ord. N°277, vigente hasta el 29/04/2027) y pensado para la normativa laboral chilena. En concreto:
- Marcación con huella, rostro, PIN, tarjeta, QR, app móvil con geolocalización o web, y relojes control con comunicación bidireccional con la plataforma. Conoce el reloj control de asistencia.
- Trazabilidad de cada marca y de sus cambios, con reportes listos para fiscalización.
- Alertas automáticas de tardanzas, ausencias, exceso de horas y turnos sin cubrir.
- Horas extra registradas con su respaldo; para estimar su costo usa la calculadora de horas extras.
- Integración vía API con ERP y software de nómina.
- Firma electrónica de acuerdos de horas extra, pactos especiales y descansos.
Del cumplimiento a la gestión
Ver el registro de asistencia solo como una obligación es quedarse corto. Con los datos de asistencia, un jefe de operaciones puede detectar picos de ausentismo un día fijo de la semana y rediseñar turnos; RR.HH. puede identificar a quienes acumulan más horas que el límite legal y actuar antes de que se vuelva un conflicto. Y si comunicas bien el cambio, el sistema no se percibe como vigilancia: da certeza sobre horas trabajadas, descansos y derechos.
Fuentes oficiales
Sistema autorizado por la Dirección del Trabajo (Ord. N°277, vigente hasta el 29/04/2027)